Huishoudelijk Regelement

van de vereniging Airedale Terriër Verbond Nederland

Artikel 1 – De vereniging

1. De vereniging Airedale Terriër Verbond Nederland wordt in dit reglement aangeduid als het ATVN ofwel de vereniging.

2. De vereniging kent een Huishoudelijk Reglement, dat vastgesteld wordt door de algemene ledenvergadering overeenkomstig artikel 21 van de statuten.

Artikel 2 – Leden

Het ATVN kent, naast de gewone leden en ereleden, als aparte categorie de fokkerleden. Tot het ATVN worden enkel die fokkers als fokkerlid toegelaten die verklaren te zullen handelen overeenkomstig het door het ATVN vastgestelde rasspecifieke fokreglement.

Artikel 3 – Bestuur

1. Het bestuur van het ATVN bestaat uit ten hoogste negen personen, die uit hun midden een secretaris en een penningmeester alsmede een plaatsvervanger van de voorzitter aanwijzen. De voorzitter wordt in functie gekozen.

2. Nieuwe bestuursleden worden kandidaat gesteld door het zittende bestuur. Leden kunnen tegenkandidaten stellen; de voordracht hiertoe moet schriftelijk en voorzien van tenminste 10 handtekeningen van leden van de vereniging, uiterlijk veertien dagen voor de ledenvergadering worden ingediend.

3. Het bestuur verdeelt in onderling overleg de taken en functies, met inachtneming van eventueel te dier zake in dit huishoudelijk reglement nader gestelde regels.

4. Het bestuur is als geheel verantwoordelijk voor het uitvoeren van haar taak volgens het gestelde in de statuten en het huishoudelijk reglement.

5. Ieder bestuurslid is verantwoordelijk voor de uitvoering van de hem/haar toebedeelde taak en is verplicht daarover verantwoording af te leggen aan de voorzitter.

6. Er dient een rooster van aftreden van het bestuur te worden opgesteld. Indien één of meerdere bestuursleden tussentijds wensen af te treden zijn zij gehouden daarvan zo spoedig mogelijk kennis te geven aan de secretaris. De aftredende bestuursleden blijven indien mogelijk in functie totdat hun opvolgers zijn benoemd.

7. De bestuursleden worden gekozen voor een periode van drie jaar. De aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar. Bij het ontstaan van één of meer tussentijdse vacatures wordt daarin zo mogelijk voorzien op de eerstvolgende jaarvergadering. Nieuw gekozen bestuursleden worden op het rooster van aftreden geplaatst daar waar zij het afgetreden lid vervangen.

Artikel 4 – Vergaderingen

1. De bestuursvergaderingen worden gehouden op de plaats en de tijd die door de voorzitter is bepaald.

2. De ledenvergaderingen worden gehouden op de plaats en de tijd die door het bestuur is bepaald.

3. Oproepen tot het bijwonen van zowel bestuurs- als ledenvergaderingen moeten door de secretaris tenminste tien dagen van tevoren schriftelijk of per email ter kennis van het bestuur, respectievelijk de leden worden gebracht onder vermelding van plaats, aanvangstijdstip en een zo compleet mogelijke vergaderagenda met voorstellen en toelichting, opgesteld door de voorzitter en secretaris. Op voorstellen die niet op de agenda staan kunnen geen beslissingen genomen worden.

4. Een ledenvergadering kan in spoedeisende gevallen door het bestuur op korte termijn worden belegd, in welk geval artikel 17 der statuten niet van toepassing is.

5. De secretaris houdt op de ledenvergaderingen een presentielijst der aanwezige leden bij. Ieder der aanwezige leden is verplicht om de presentielijst te tekenen.

6. Elk lid van de vereniging heeft het recht de ledenvergaderingen bij te wonen, op de vergaderingen het woord te voeren en staande de vergadering voorstellen of moties in te dienen. Voorstellen worden na toelichting door de voorsteller op de agenda der volgende ledenvergadering geplaatst als de vergadering daarmee instemt. Op voorstellen die niet op de agenda staan kunnen geen beslissingen genomen worden.

7. Elk lid van de vereniging heeft het recht van introductie voor alle ledenvergaderingen en verenigingsbijeenkomsten na goedkeuring door het bestuur. De introducés hebben in de vergaderingen geen spreek- of stemrecht, en kunnen geen voorstellen of moties indienen. Hij die van het introductierecht gebruik maakt neemt van de introducé(s) alle verplichtingen op zich als gelden deze hemzelf.

Artikel 5 – De voorzitter

1. De voorzitter waakt in het bijzonder over de belangen van de vereniging.

2. Hij is belast met de leiding van de bestuurs- en ledenvergaderingen. Bij afwezigheid van de voorzitter leidt de vice-voorzitter de vergaderingen. Is ook deze afwezig, dan wordt in onderling overleg door de aanwezigen een waarnemend voorzitter aangewezen.

3. Hij is bevoegd besprekingen over en onderwerp te beëindigen, eventueel tot stemming te besluiten, de vergadering voor kortere of langere tijd te schorsen en te sluiten. Hij kan iemand het woord ontnemen. Hij kan iemand verzoeken om de vergadering te verlaten, aan welk verzoek gevolg moet worden gegeven.

4. Hij en de secretaris tekenen na vaststelling de notulen.

5. Hij leidt de rondvraag waarbij hij iedere vraagsteller direct beantwoordt of doet beantwoorden, of zegt toe het antwoord op korte termijn mondeling of schriftelijk te geven of te laten geven.

Artikel 6 – De secretaris

1. Een van de leden van het bestuur wordt benoemd tot secretaris.

2. De secretaris voert de correspondentie en houdt daarvan afschrift. Hij legt de gemaakte afspraken schriftelijk vast. Hij legt een archief aan, dat desgevraagd aan medebestuursleden ter inzage moet worden gegeven.

3. Hij is belast met het convoceren en notuleren van de bestuurs- en ledenvergaderingen, het samenstellen van het jaarverslag voor zover dit niet aan anderen is opgedragen en het verzorgen van het archief.

4. Hij tekent de uitgaande brieven namens het bestuur. Bij belangrijke stukken, zulks ter beoordeling door het bestuur, tekenen de voorzitter en de secretaris. De secretaris zal, naar zijn mening, belangrijke ingekomen stukken zo spoedig mogelijk ter kennis brengen van de voorzitter.

5. De secretaris kan, onder goedkeuring van het bestuur, bepaalde taken, behorende bij zijn werkzaamheden aan iemand anders overdragen.

6. Minimaal eenmaal per jaar verstrekt de secretaris aan alle leden van het bestuur een adreslijst met daarin de adresgegevens van het bestuur, de bij de vereniging aangesloten fokkers, de Commissie Financiële Controle en de leden van permanente en eventueel tijdelijk commissies binnen de vereniging.

Artikel 7 – De penningmeester

1. Een van de leden van het bestuur wordt benoemd tot penningmeester.

2. De penningmeester is belast met het beheer van de aan hem toevertrouwde geldmiddelen. Hij zorgt voor een tijdige inning van de toekomende gelden en voor betaling van verschuldigde bedragen.

3. Hij houdt aantekening van de ontvangsten en uitgaven onder verwijzing van de aard der ontvangsten en uitgaven en op welk jaar deze betrekking hebben. Hij voert de administratie op zodanige wijze dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen zijn vast te stellen.

4. Hij ziet toe, dat de bij begrotingspost vastgestelde bedragen niet worden overschreden en waarschuwt het bestuur indien dit dreigt te gebeuren.

5. De penningmeester draagt zorg voor een accurate uitvoering van de ledenadministratie. Hij verstrekt één keer per jaar in het eerste kwartaal aan de bestuursleden een geactualiseerde ledenlijst overeenkomstig de situatie op 1 maart van het desbetreffende jaar.

6. Hij zorgt er voor, dat elk jaar in de Nieuwsbrief van december de leden eraan worden herinnerd dat zij hun contributie voor het komende jaar moeten voldoen. Voordat door hem voorstellen tot opzegging van het lidmaatschap worden gedaan, worden de betreffende leden middels een persoonlijke kennisgeving in de gelegenheid gesteld de contributie alsnog voor 1 maart te voldoen.

7. Hij is bevoegd tot het opnemen van (een deel van) de saldi bij banken en tot het betalen van nota’s tot een bedrag van € 750 (zevenhonderd en vijftig euro). Voor bedragen groter dan € 750 behoeft de penningmeester de goedkeuring van het bestuur.

8. Na afsluiting van het boekjaar vraagt hij de Commissie Financiële Controle de jaarstukken te controleren.

9. De penningmeester biedt in het eerste kwartaal van het lopende boekjaar de begroting aan het bestuur aan. Na acceptatie biedt het bestuur de begroting aan de jaarvergadering aan.

10. De penningmeester legt op de jaarvergadering verantwoording af over het afgelopen boekjaar.

Artikel 8 – Commissie Fokkersbelangen

1. Een van de leden van het bestuur zal deel uitmaken van de Commissie Fokkersbelangen. Voor deze benoeming als Commissaris Fokkersbelangen wordt door de Commissie Fokkersbelangen een voordracht ingediend.

2. Hij is de verbindingsschakel tussen de Commissie Fokkersbelangen en het bestuur en vertolkt binnen het bestuur het standpunt van de commissie.

3. De Commissie Fokkersbelangen ziet toe op de naleving van het door het ATVN vastgestelde rasspecifieke fokreglement, behartigt de belangen van de bij het ATVN aangesloten fokkers en doet voorstellen aan het bestuur via de Commissaris Fokkersbelangen.

Artikel 9 – Nieuwsbrief

1. Eén van de leden van het bestuur wordt belast met het redigeren, opmaken en verzenden van de Nieuwsbrief.

2. Weigeren van kopij, uitstel van plaatsing, inkorten van tekst, vindt plaats in overleg met de auteur en het bestuur.

Artikel 10 – Website

1. Eén van de leden van het bestuur wordt belast met de verantwoordelijkheid voor de website van de vereniging.

2. Hij is verantwoordelijk voor de inhoud van de digitale presentatie van de vereniging.

3. Hij zorgt ervoor dat de website een duidelijk en actueel beeld geeft van de activiteiten van de vereniging.

Artikel 11 – Contributie

1. De leden en fokkerleden betalen jaarlijks een bijdrage waarvan de hoogte wordt vastgesteld in de jaarvergadering.

2. Zij die na 1 juli lid worden betalen voor het lopende kalenderjaar de helft van de jaarlijkse contributie.

Artikel 12 – Wijziging reglementen

1. Tot wijziging van dit Huishoudelijk Reglement kan alleen worden besloten in een algemene ledenvergadering waarin tenminste twee/derde deel van de leden aanwezig is, met tenminste twee/derde deel der uitgebrachte geldige stemmen. De goedkeuring door de Raad van Beheer op Kynologisch gebied in Nederland op deze wijziging is vereist, onder voorbehoud dat de vereniging is toegetreden tot de Raad van Beheer.

Artikel 13 – Slotbepaling

1. In alle gevallen waarin dit Huishoudelijk Reglement of de statuten niet voorzien, beslist in spoedeisende gevallen het bestuur, in andere gevallen de algemene vergadering.